19. Juli 2000 • Benchmarking von Genehmigungsverfahren für Betriebsanlagen • Helmut Jeglitsch, Christine Mészaros-Knoll

Das WIFO hat im Auftrag der Europäischen Kommission eine vergleichende Überprüfung der Genehmigungsverfahren für Industrieanlagen in der EU unter besonderer Berücksichtigung der daraus für die kleinen und mittleren Unternehmen resultierenden Belastungen vorgenommen. Dabei wurden Beispiele für vorbildliche Verfahren ermittelt und Empfehlungen ausgearbeitet, wie diese in den Mitgliedstaaten der EU zu Standardverfahren werden könnten.

Die Untersuchung erstreckt sich auf 57 Genehmigungsverfahren in 11 Ländern. Die meisten der untersuchten Unternehmen waren Klein- und Mittelbetriebe und verfügten über wenig Erfahrung mit Ansuchen um Genehmigungen.

Die Studie ergab, dass für eine Verbesserung der Genehmigungsverfahren keine wesentlichen Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen erforderlich sind. Die entscheidenden quantitativen Benchmarks für die betroffenen Unternehmen sind der Aufwand an Zeit und Arbeit für Ansuchen und Erhalt einer Genehmigung sowie die frühe Vorhersagbarkeit des Ausgangs des Genehmigungsverfahrens. Die Schlüsselfaktoren dazu für Unternehmen wie Behörden sind folgende Prozessbenchmarks:

• die "Einstellung" der verschiedenen Interessengruppen zueinander,

• Qualifikationen und Erfahrung der Betroffenen,

• organisatorische Fähigkeiten und Projektmanagement.

Die Genehmigungsbehörden sollten im Rahmen ihrer Informationsaufgabe gezielte Informationen über Genehmigungsverfahren vermitteln. Zwischen den Behörden und der Öffentlichkeit wie auch gegenüber Genehmigungsbewerbern sollte eine offene und kommunikationsfreudige Atmosphäre herrschen. Wichtig sind:

• übersichtliche, verständliche Formulare für Ansuchen im Internet oder auf anderen Wegen,

• eine elektronische Aktenverwaltung und ein zentrales Register der Ansuchen,

• einfache Kontaktaufnahme mit den mit Genehmigungsverfahren betrauten Mitarbeitern,

• Angebot von Beratungsgesprächen mit Spezialisten der Genehmigungsbehörden.

Der Zeitaufwand für die Durchführung der Verfahren kann durch eine Optimierung der Organisation wesentlich verringert werden:

• Die Behörden sollten besonders qualifizierte und motivierte Mitarbeiter einsetzen, die sich der Bedeutung ihrer Entscheidungen für die betroffenen Unternehmen bewusst sind.

• Die mögliche Bearbeitungszeit für eingereichte Ansuchen sollte nach oben begrenzt sein.

• Für die Einholung von Informationen und die Einreichung von Ansuchen um verschiedene Genehmigungen sollten One-Stop-Shops eingerichtet werden.

• Lokalaugenscheine würden allen Beteiligten ein besseres Verständnis der geplanten Vorgänge vermitteln und auch zur Beruhigung der Anrainer beitragen. In dieser Phase können allfällige Probleme erkannt und zur allgemeinen Zufriedenheit gelöst werden.

• Auf der Verwaltungsebene sollten die Dezentralisierung und Delegierung (z. B. an regionale oder lokale Genehmigungsbehörden) und auch die Vergabe von Genehmigungsdienstleistungen nach außen in Betracht gezogen werden.

• Gesetze, Regelungen und Vorschriften bezüglich Genehmigungen müssen laufend auf ihre Effizienz hin überprüft werden. Wenn sich Regelungen dabei als überholt erweisen, sollten sie geändert oder aufgehoben werden.